Preparación de una Licitación

La preparación de una licitación es de una gran delicadeza, por parte de los responsables de estas tareas, ya que la empresa que decide participar en una licitación está invirtiendo una gran cantidad de recursos y esperanzas en tratar de conseguir el contrato correspondiente, por lo que para aquellos que no tienen la experiencia en su preparación esta guía puede resultar de gran ayuda.

Pero a pesar de nuestras buenas intenciones, las condiciones de cada técnico o profesionista o grupo de técnicos o profesionistas pueden variar mucho de una empresa a otra, por los que aquí se presentará una guía lo mas completa posible de como nosotros consideramos que se debe preparar una licitación independientemente de las condiciones mencionadas.

Además, estamos concientes de que hay muchos técnicos iniciándose en esta área, por lo que trataremos de ser lo mas claros posibles para que aquellos que son novatos puedan comprender el proceso.

Por último, estamos suponiendo que todos los que preparan licitaciones cuentan con una computadora y una aplicación con la cual realizan todas las tareas de cálculo y preparación del presupuesto.

1. Inicio.

Una licitación puede iniciar de dos diferentes formas, la primera por medio de una convocatoria pública y la segunda por la recepción de una invitación restringida a cuando menos tres personas. En el primero de los casos, el departamento de costos (así lo llamaremos de manera genérica) debe revisar los medios en los cuales son publicadas las licitaciones para detectar las que a la empresa le pudieran interesar de acuerdo a su ramo y capacidad técnica y económica.

Los medios en los cuales son publicadas las licitaciones de manera regular son el Diario Oficial de la Federación (DOF) los martes y los jueves, Sistema Compranet, en el caso de Pemex, las licitaciones son publicadas en la seccion de Concursos Abiertos.

En el caso de ser una Invitación Restringida a cuando menos Tres personas, se deberá recibir por parte de la convocante un oficio, el cual deberá ser respondido notificando a la convocante la aceptación a participar o no.

2. Obtención de Bases.

Una vez que se han obtenido las bases, éstas deben ser distribuidas entre las personas que estarán involucradas en la preparación de la licitación para ser estudiadas, en primer lugar para tomar la desición de entrar y en segundo, en caso de aceptar, preparar la propuesta.

Los principales aspectos que se deben revisar para decidir presentar la propuesta, entre otros, son los siguientes:

• Fecha de presentación. Este dato es importante para saber si la empresa cuenta con los recursos necesarios para la presentación de la propuesta en tiempo y forma.
• Capacidad Financiera y Condiciones de Pago. Es importante revisar si la empresa cuenta con el capital para hacer frente al compromiso de acuerdo a las condiciones de pago que la convocante establece en las bases
• Documentación requerida. Se debe verificar detalladamente si la empresa cuenta con la documentación necesaria o puede contar con ella para el cierre de la propuesta. Algunos de los documentos importantes que son solicitados por las convocantes son entre otros: Declaración Fiscal o Estados Financieros vigentes, currículums y certificados de los profesionistas propuestos para la administración, dirección y ejecución, certificados vigentes durante el plazo de ejecución de la obra de algunos técnicos, equipos mayores y sus operadores, instrumentos de verificación, cartas compromiso de proveedores de materiales, servicios y equipos, cotizaciones y fichas técnicas de materiales, etc.
• Fecha de Inicio y Plazo de Ejecución. Es importante verificar esta información para estar seguros de que la empresa puede cumplir con el compromiso en tiempo y forma.
• Los demás que consideren necesarios para estar seguros de que se puede presentar la propuesta y realizar el trabajo en caso de resultar ganadores.


3. Revisión de Especificaciones y Alcances de la Obra

Una vez que se han verificado todos estos aspectos y se toma la decisión de seguir adelante en la presentación de la propuesta, se debe empezar a trabajar en la revisión exhaustiva de las especificaciones y alcances de los conceptos de trabajo a fin de detectar incongruencias, dudas y cualquier dato que sea susceptible de entorpecer la elaboración de la propuesta y preparar el el documento necesario para solicitar a la convocante que aclare para permitir desarrollar mejor la elaboración de la propuesta.

4. Asistir a la visita de obra

Este evento es importante para el desarrollo de la propuesta, ya que se puede realizar una inspección visual del área donde se desarrollará la obra. Se sugiere que además de un técnico que pudiera ser el responsable de la ejecuión de la obra, también asista un analista de precios unitarios para ampliar lo que se describe en los alcances de los concepto de obra.

5. Asistir a la Junta de Aclaraciones

Este evento es tan importante como la visita de obra, ya que las dudas de todas las compañías serán aclaradas, y en dado caso se puede solicitar aclaración de las respuestas que da la convocante. Al igual que la visita, se sugiere que asista el que puede ser el responsable de la ejecución de la obra y un analista.

6. Obtener la lista de insumos más representativos.

Este proceso debe desarrollarse desde el momento en que la empresa decide participar en la licitación, sobre todo cuando el tiempo de preparación de la propuesta es corto. La lista de insumos debe pasarse lo más pronto al departamento de compras para que cotice y junto con el responsable del proyecto decidan a que proveedores es mas factible que se les compre en caso de ganar.

7. Desarrollar el Programa de Obra y los procedimientos constructivos.

Estas actividades deben iniciarse también inmediatamente después que la empresa decida participar. Aquí se debe tener cuidado de revisar si las bases solamente solicitan el programa de obra en diagrama de Gant o también solicitan la ruta crítica.

8. Elaborar los análisis de precios unitarios

Esta es la actividad mas laboriosa e importante sin menospreciar las demás, ya que es el núcleo de la propuesta, ya que es la que determinará el precio de la misma. Las personas que realicen ésta actividad deben haber leído a fondo las bases, ya que muchos de los candados que se ponen se encuentran fuera del catálogo de conceptos. De todas formas, se debe tener mucho cuidado de leer bien los alcances de cada concepto para desarrollarlo como lo solicitan.

Además de lo anterior, el desarrollo de los análisis de precios unitarios es la base para la elaboración de la mayor parte de los anexos que se solicitan para complementar la propuesta.

9. Incluir los cambios de la Junta de Aclaraciones

Esto es muy importante, ya sea durante el desarrollo de los análisis de precios, aunque yo prefiero hacerlo cuando están terminados, se debe tener cuidado de leer la(s) minuta(s) de la(s) junta(s) de aclaraciones con la finalidad de detectar los cambios que se están haciendo a las bases originales. Como comenté, yo prefiero realizarlo una vez que se terminaron de elaborar los análisis y así no correr el riesgo de olvidar cuales se tomaron en cuenta.

Por otra parte, en algunas dependencias además de la minutar de la junta de aclaraciones, también proporcionan una nueva versión de las bases, las cuales recomendamos que se vualvan a ser revisadas por las mismas personas que ya había revisado las bases iniciales para verificar que no haya cambios en las partes que cada uno desarrolla.

10. Carga de Precios de Insumos

Nuestra recomendación es de que ya que estén terminados los análisis de precios unitarios, incluyendo los cambios de la junta de aclaraciones y los posibles cambios en las bases, se realice la carga de los precios de los insumos, con la lista de precios autorizados por compras y el responsable del proyecto.

11. Revisión de la tasa de interés

Este punto es de mucha importancia. Se debe tener cuidado que la tasa de interés que se utilice para calcular el financiamiento sea la misma que tienen en los análisis de costos horarios. Se recomienda utilizar el TIIE a 28 días la cual se obtiene de la página del Banco de México o en la página del diario oficial.

12. Revisión de la Explosión de Insumos

Después de cargar y actualizar los precios de los insumos, es recomendable obtener la explosión de insumos. Este reporte nos da la oportunidad de revisar los siguientes puntos:

• cuales son los materiales preponderantes y verificar que su precio esté actualizado,
• que las cantidades de material estén de acuerdo con el proyecto, es decir, que ningún material esté muy por abajo o muy por arriba de lo que por experiencia se requeriría para ese obra.
• que la mano de obra sea congruente, y que al igual que los materiales no esté muy por abajo o muy por encima de lo que marca la experiencia.
• que la maquinaria sea la que en teoría la obra requiere y que no haya maquinaria que esté muy por abajo o muy por arriba.
• cualquier otro aspecto que las políticas de la empresa o la experiencia de su personal pueda detectar.


13. Carga del Programa de Obra

Una vez que se tiene el Costo Directo de la Propuesta, se deberá cargar el programa de obra, el cual ayudará a determinar los costos indirectos y a obtener los programas de erogaciones de la propuesta. Se debe tener mucho cuidad en revisar bien que las fechas y duración de cada actividad estén bien calculadas por el programa que usen.

14. Carga de los Costos Indirectos

Despues de la carga del programa de obra se deberán cargar los costos indirectos, ya que éstos van en función del programa de obra.

15. Cálculo de Sobrecostos

Ya que se ha generado el programa de obra y se han calculado los indirectos, se procede a calcular los sobrecostos del presupuesto, los cuales son: Financiamiento, Utilidad y Cargos Adicionales. Recuerden leer muy bien las bases en lo que se refiere a éstos rubros ya que a veces cambian la manera de como los acumulan. Además deben tener cuidado de utilizar la misma tasa de interés que se usó en los análisis de costos horarios.

Una vz que se han calculado los sobrecostos, ya se tiene el precio de venta del proyecto. Este todavía puede variar un poco de acuerdo a la experiencia de quien toma las decisiones y autoriza el precio.

16. Preparación de la documentación

Este proceso es muy variado ya que depende de la convocante la cantidad de documentos que solicita.

Como hemos estado comentando desde el inicio, se deben estudiar bien las bases y detectar todos los documentos que requiere la convocante. Llegados a este punto, se debe saber tambien que documentos deben ir que cada sobre.

Una vez que se ha detectado cuales son los documentos que se colocarán en el de la propuesta técnica y cuales en la propuesta económica, se debe proceder a elaborarlos. Se recomienda poner un separador en cada documento y sobre todo que los documentos vayan en el orden en el que los piden las bases para que el funcionario de la convocante no tenga problemas en detectarlos y revisarlo.

17. Cierre de la propuesta

El último paso de la preparación de la licitación es la firma y ensobretado de todos los documentos, aunque aquí los términos de firma y ensobretado son subjetivos dependiendo de cual será la forma de presentación de la propuesta.

Actualmente la mayoría de las licitacion se presentan electrónicamente, aunque en algunos casos la convocante permite o exige realizar la presentación física de la propuesta.

Si la propuesta será presentada electrónicamente, será cuestión de cada uno de ustedes, de acuerdo a las herramientas que les ha provisto su empresa para que todos los documentos sean electrónicos, ya sea generados directamente por medio de una aplicación o de escanear todos o algunos de ellos.

Una vez que se tienen todos en electrónico, deberán ser enviados por medio de portal de Compranet

En cambio si la propuesta se presentará física, se debe proceder a imprimir todos los documentos. Una vez impresos todos los documentos, estos deben ser firmados por el representante legal y una vez que se han firmado y revisado que no falte ninguno, se procede a colocarlos en su respectivo sobre.